10 klíčových doporučení pro přípravu projektové dokumentace za účelem využití odpočtu na výzkum a vývoj

Zákonnou náležitostí pro využití odpočtu na podporu výzkumu a vývoje je příprava a včasné schválení projektové dokumentace k jednotlivým projektům výzkumu a vývoje.

Aktuální postupy finančních úřadů i judikatura potvrzují, že je potřeba věnovat přípravě projektové dokumentace zvláštní péči a respektovat aktuální aplikační praxi finanční správy.

Níže uvádíme 10 doporučení pro přípravu projektové dokumentace, která vycházejí z aktuální praxe finanční správy a ustálené judikatury správních soudů:

Název projektu výzkumu a vývoje uvedený v projektové dokumentaci musí přesně korespondovat s názvem uvedeným v „avízu“ (tedy v tzv. oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje).
Název projektu v projektové dokumentaci musí vystihovat obecné zaměření projektu, tak aby nemohlo dojít k zaměnitelnosti projektových dokumentací. Z názvu projektu musí být rámcově zřejmé např. jakou činností (oborem, výrobkem) se poplatník hodlá zabývat nebo k jakému výsledku výzkumu a vývoje bude v rámci dosahování cíle směřovat atd. (nestačí tedy uvést označení např. prostřednictvím jednotlivých písmen nebo číselného kódu).
Nekoncipujte projektové dokumentace jako tzv. „umbrella projekty“ – tedy obecné projekty seskupující pod sebe vícero dalších samostatných projektů.
Cíle projektu definujte s využitím konkrétních měřitelných parametrů projektu, které chcete dosáhnout, které jsou pro úspěšné dokončení projektu stěžejní, a které budete následně i vyhodnocovat.
Cíl projektu má být nezaměnitelný (neboť zaměnitelnost, fakticky tedy nejednoznačnost cíle, by znamenala jeho nevyhodnotitelnost). Pro jasné určení cíle je tedy nutné definovat si na projektu to, co je na projektu neměnné, tj. to, co pokud se nepodaří, tak ztrácí realizace projektu význam.
V rámci popisu cílů projektu popište výchozí stav (stav před realizací projektu) – vysvětlete proč se vůbec do realizace projektu pouštíte (co je Vaše motivace), a konečný stav – vysvětlete čeho chcete realizací projektu dosáhnout, kam se chcete dostat, jaké očekáváte výsledky.
V rámci popisu cílů projektu popište ocenitelné prvky novosti (přínosy, přidanou hodnotu) projektu a očekávané nebo překonávané (překonané) technické nejistoty (nebo technické obtíže, problémy) při realizaci / řešení projektu.
Mezi osoby odborně zajišťující řešení projektu doporučujeme uvést výčet všech osob, které se na řešení projektu podílely anebo budou podílet (budoucí osoby – ty, které známe v okamžiku schválení projektové dokumentace).
Do kapitoly Způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků uveďte:
- Parametry hodnocení: Jaká konkrétní kritéria budete pro stanovení úspěšnosti projektu hodnotit, a to průběžně i na konci projektu.
- Osobu odpovědnou za hodnocení projektu.
- Způsob (proces) hodnocení (testy, analýzy, atd.).
- Kdy bude hodnocení probíhat (časové úseky, milníky projektu).
- Jaké budou výstupy z hodnocení (zápisy z porad, protokoly z měření atd.).
Odpočet můžete odečíst od základu daně nejdříve za období, pro které schválíte ve lhůtě pro podání řádného daňového přiznání projektovou dokumentaci. Nezapomínejte, že projektová dokumentace musí být v této lhůtě schválena i v případě, že v takovém období nebudete odpočet z důvodu nízkého základu daně nebo daňové ztráty využívat, a budete si ho přenášet do dalších let (v takovém případě ho totiž musíte do daňového přiznání uvést i když ho reálně nevyužijete).