Hledáte ucelený přehled? Všechny důležité informace najdete na stránce Odpočet na výzkum a vývoj.

Jaké dokumenty připravit k daňovému odpočtu na výzkum a vývoj (VaV)?

Úspěšné uplatnění odpočtu na výzkum a vývoj nestojí na jednom formuláři. Firma musí průběžně propojit vymezení projektu, práci jeho řešitelů, technický průběh, dosažené výsledky a jednotlivé uplatňované náklady.

Základ dokumentace tvoří oznámení o záměru uplatnit odpočet, projektová dokumentace, hodnotící zprávy, výkazy práce a oddělená evidence nákladů. Podle charakteru projektu je potřeba doplnit také technické, účetní, personální nebo smluvní podklady.

Nechat zkontrolovat dokumentaci

Prohlédnout vzory dokumentů

Základní dokumenty k odpočtu na VaV a co musí obsahovat

Dobře připravená dokumentace musí prokázat nejen to, že projekt formálně existuje, ale také to, co firma vyvíjela, kdo se na projektu podílel, jaké technické nejistoty řešila, jak postupovala a jak vznikly uplatněné náklady.

1) Oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na VaV

Oznámení, často označované jako avízo, informuje správce daně o záměru uplatnit odpočet u konkrétního projektu výzkumu a vývoje. Podává se samostatně za každý projekt a obsahuje jeho název a základní identifikační údaje poplatníka.

Podání oznámení na finanční úřad k uplatnění odpočtu nezavazuje, pouze otevírá možnost daňový odpočet uplatnit. Výdaje vzniklé před podáním oznámení se do odpočtu zahrnout nedají, uplatnit lze pouze způsobilé výdaje vzniklé ode dne podání oznámení. Včasné podání je proto důležité i v situaci, kdy firma ještě nemá definitivně rozhodnuto, zda odpočet skutečně využije.

Stáhnout vzor avíza

2) Projektová dokumentace

Projektová dokumentace je ústředním dokumentem celého odpočtu. Vymezuje výzkumné nebo vývojové činnosti, dobu řešení, dosažitelné a vyhodnotitelné cíle, předpokládané výdaje, zapojené osoby a způsob kontroly a hodnocení projektu.

Dokumentace musí odpovídat skutečnému obsahu projektu a být schválena oprávněnou osobou ve stanovené lhůtě. Obecné formulace nebo nesoulad mezi dokumentací a reálným průběhem projektu mohou výrazně oslabit obhajitelnost odpočtu.

Vzor projektové dokumentace

3) Hodnotící zprávy

Hodnotící zprávy zachycují průběžnou kontrolu projektu, dosažené výsledky, vzniklé technické nejistoty a způsob jejich řešení. Dokládají, že kontrola a hodnocení popsané v projektové dokumentaci skutečně probíhaly.

Zákon dokument “hodnotící zpráva” nevyžaduje ani nestanovuje jeden univerzální formát. Poplatník však musí být schopen doložit, že probíhala kontrola a hodnocení projektu způsobem uvedeným v projektové dokumentaci. Jeho podobu a četnost je proto potřeba nastavit podle délky, charakteru a etap projektu. U víceletých nebo složitějších projektů zpravidla nestačí pouze obecné vyhodnocení vytvořené na jejich konci.

Vzor hodnotící zprávy

4) Výkazy práce

Výkazy práce prokazují, kolik času jednotliví zaměstnanci věnovali konkrétním činnostem výzkumu a vývoje. Jsou důležitým podkladem zejména při uplatňování mezd, odměn a zákonných odvodů.

Průkazný výkaz by měl uvádět zaměstnance, období, projekt, rozsah práce a dostatečně konkrétní popis vykonávaných činností. Údaje musí být v souladu s mzdovou evidencí, pracovní náplní i skutečným průběhem projektu.

Samotná tabulka s počtem hodin bez popisu vykonané práce nemusí dostatečně prokázat souvislost osobních nákladů s výzkumnou nebo vývojovou činností.

Vzor výkazu práce

5) Oddělená evidence nákladů a služeb

Náklady zahrnované do odpočtu musí být vedeny odděleně od ostatních výdajů společnosti. Z evidence musí být patrné, ke kterému projektu a ke které výzkumné nebo vývojové činnosti konkrétní náklad patří.

Evidence obvykle navazuje na účetnictví, mzdové podklady, výkazy práce, skladovou evidenci, odpisové plány nebo výpočty poměrných částí nákladů. U služeb je nutné navíc ověřit, zda patří mezi zákonem povolené kategorie.

Nestačí tedy pouze vyčlenit náklady na samostatný účet. Firma musí být schopna doložit jejich věcnou souvislost s konkrétním projektem VaV a vysvětlit použitou metodiku výpočtu.

Co je zákonná povinnost a co důkazní podklad?

Zákon výslovně upravuje podání oznámení, obsah a schválení projektové dokumentace, evidenci jejích změn a oddělené vedení nákladů. Současně musí firma prokázat, že projekt a uplatněné výdaje odpovídají skutečnosti.

Hodnotící zprávy, výkazy práce, technické záznamy nebo testovací protokoly proto představují důležité důkazní podklady. Jejich konkrétní podoba se může mezi firmami a projekty lišit, ale dohromady by měly vytvářet jednoznačnou a vzájemně provázanou dokumentační stopu.

Další dokumenty podle typu projektu

Rozsah podkladů závisí na oboru, charakteru projektu a druhu uplatňovaných nákladů. Může jít například o:

• evidenci změn projektové dokumentace,
• technické zprávy a konstrukční dokumentaci,
• návrhy, výkresy, výpočty a modely,
• laboratorní a vývojové deníky,
• testovací protokoly a výsledky měření,
• záznamy o neúspěšných variantách a technických nejistotách,
• fotografie a dokumentaci prototypů nebo funkčních vzorků,
• záznamy o verzích softwaru a provedených testech,
• skladové výdejky a evidenci spotřebovaného materiálu,
• mzdové listy a personální podklady,
• odpisové karty využívaného majetku,
• metodiku rozdělení společných nebo poměrných nákladů,
• smlouvy a výstupy výzkumných organizací nebo vysokých škol,
• podklady k certifikaci a ověřování výsledků,
• evidenci veřejné podpory a oddělení dotovaných nákladů,
• výpočet celkové výše odpočtu a jeho návaznost na daňové přiznání.

Ne každý projekt potřebuje všechny uvedené dokumenty. Rozhodující je, aby soubor podkladů odpovídal skutečnému průběhu projektu a umožnil doložit oprávněnost uplatněného odpočtu.

Kdy dokumenty připravovat?

Před zahájením uplatňování nákladů

Je potřeba správně identifikovat projekt a podat oznámení o záměru uplatnit odpočet. Náklady vzniklé před podáním oznámení nelze do odpočtu zahrnout.

V průběhu projektu

Průběžně se vedou výkazy práce, technické záznamy, oddělená evidence nákladů, hodnotící podklady a evidence změn. Dokumenty vytvořené průběžně bývají přesvědčivější než podklady rekonstruované zpětně.

Před podáním daňového přiznání

Je nutné dokončit a ve stanovené lhůtě schválit projektovou dokumentaci, zkontrolovat návaznost všech podkladů, vyhodnotit projekt a stanovit konečnou výši odpočtu.

Nejčastější chyby v dokumentaci odpočtu na VaV

• Oznámení o záměru uplatňovat odpočet je podáno až po vzniku části uplatňovaných nákladů. Tyto náklady pak bohužel nelze do celkového odpočtu zahrnout.
• Cíle projektu jsou obecné, obtížně vyhodnotitelné nebo neodpovídají skutečnému řešení.
• Způsob kontroly a hodnocení je popsán pouze formálně a není doloženo jeho provádění.
• Výkazy práce obsahují jen počet hodin bez konkrétního popisu činností.
• Náklady jsou účetně oddělené, ale nejsou průkazně spojeny s konkrétním projektem.
• Technická dokumentace neprokazuje řešenou nejistotu ani vývojový postup.
• Jednotlivé dokumenty uvádějí rozdílné osoby, období, názvy projektů nebo částky.
• Podklady vznikají až zpětně před kontrolou místo průběžně během projektu.

Síla dokumentace nespočívá v množství souborů. Rozhodující je jejich obsah, průkaznost a vzájemný soulad.

Jak vám s dokumentací pomůže Ayming

Dokumentace odpočtu propojuje daňové, účetní a technické informace. Její příprava proto obvykle vyžaduje spolupráci vedení projektu, vývojového týmu, účetního oddělení, HR a daňových specialistů.

Experti v Ayming vám pomohou:

• určit potřebné dokumenty podle typu projektu,
• připravit nebo zkontrolovat avízo a projektovou dokumentaci,
• nastavit praktický systém výkazů práce a hodnocení projektů,
• vytvořit metodiku oddělené evidence nákladů,
• propojit technické podklady s účetními doklady,
• průběžně kontrolovat úplnost a soulad dokumentace,
• připravit odpočet k uplatnění a podpořit jeho obhajobu při případné kontrole.

Díky spojení technické a daňové expertizy našich odborníků získáte dokumentaci, která odpovídá vašemu skutečnému vývoji a snižuje riziko chyb nebo zpochybnění odpočtu.

Naše roky budované know-how vycházející z rozhodnutí daňových úřadů a soudů umožňuje připravit dokumentaci v ideální formě a v souladu s požadavky úřadů.

Nechat zkontrolovat dokumentaci k odpočtu na VaV

FAQ

Jaké dokumenty jsou k odpočtu na výzkum a vývoj povinné?

Zákon výslovně vyžaduje oznámení o záměru uplatnit odpočet (avízo), projektovou dokumentaci a oddělenou evidenci uplatňovaných nákladů. Firma musí také schopna doložit provádění kontroly a hodnocení projektů stanovené v projektové dokumentaci. Další podklady závisí na charakteru projektu a uplatňovaných nákladech.

Kdy je potřeba zaslat oznámení o záměru uplatňovat odpočet?

Oznámení je potřeba podat před vznikem nákladů, které chce firma zahrnout do odpočtu. Pokud projekt již probíhá, lze oznámení podat i později, ale uplatnit lze pouze způsobilé náklady vzniklé ode dne jeho podání.

Musí být projektová dokumentace zpracovaná před zahájením projektu?

Podle současné právní úpravy musí být projektová dokumentace schválena nejpozději ve lhůtě pro podání řádného daňového přiznání za období, za které má být odpočet poprvé uplatněn. Oznámení však musí být podáno před vznikem uplatňovaných nákladů.

Jsou výkazy práce povinné?

Zákon neurčuje konkrétní formulář nazvaný výkaz práce. Při uplatňování osobních nákladů ale musí firma průkazně doložit, kdo, kdy a v jakém rozsahu na projektu VaV pracoval. Výkazy práce jsou proto jedním z nejdůležitějších důkazních podkladů.

Jak často je potřeba připravovat hodnotící zprávy?

Jednotná zákonná četnost stanovena není. Frekvence by měla odpovídat způsobu kontroly uvedenému v projektové dokumentaci a délce projektu. U víceletých projektů je vhodné hodnotit průběh alespoň za jednotlivá období a po dosažení významných etap.

Lze dokumentaci připravit zpětně?

Některé části dokumentace lze podle současné právní úpravy dopracovat i po zahájení projektu. Projektová dokumentace však musí být schválena nejpozději ve lhůtě pro podání řádného daňového přiznání za období, za které je odpočet uplatňován poprvé. Naopak náklady vzniklé před podáním oznámení o záměru uplatnit odpočet nelze do odpočtu zahrnout.

Pro účely doložení oprávněnosti odpočtu je zpravidla vhodné veškerou technickou a nákladovou dokumentaci průběžně evidovat během řešení projektu. Pokud jsou některé podklady vytvářeny nebo doplňovány dodatečně, měly by být v souladu s ostatní dokumentací.

Stačí pro oddělenou evidenci samostatný účet v účetnictví?

Samostatný účet může být součástí evidence, ale sám o sobě nemusí stačit. U každého nákladu musí být možné doložit jeho souvislost s konkrétním projektem a činností VaV, způsobilost a případně způsob výpočtu poměrné části.

Potřebuje každý projekt vlastní dokumentaci?

Ano. Oznámení se podává samostatně za každý projekt a každý projekt musí mít odpovídající projektovou dokumentaci, evidenci nákladů a související důkazní podklady.