Projektová dokumentace

K projektu VaV, ke kterému se váže Oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu VaV je poplatník povinen zpracovat písemně tzv. Projektovou dokumentaci, ve které uvede oznámený název projektu VaV a vymezí činnost ve VaV. Projektová dokumentace musí být schválena osobou oprávněnou jednat za společnost, nejpozději ve lhůtě k podání řádného daňového přiznání za první zdaňovací období, za které poplatník náklady na projekt v odpočtu uplatní.

Název projektu v Projektové dokumentaci musí být zcela shodný s názvem projektu v odeslaném Oznámení.

Projektová dokumentace musí obsahovat:

a)     obchodní firmu nebo název poplatníka, jeho sídlo a daňové identifikační číslo

b)     cíle projektu, které jsou dosažitelné v době řešení projektu a vyhodnotitelné po jeho ukončení

Tato část má sloužit k objasnění základní podstaty činnosti VaV, kterou předpokládá poplpatník realizovat. Poplatník zde uvede:

  • stručné zhodnocení stávajícího stavu v dané oblasti, tj. co již je v dané oblasti využíváno, co existuje, co standardně funguje. To jinými slovy znamená sdělení informací o stávajícím stavu, např. činnosti, postupu, výrobku, technologii, směsi, osivu, materiálu, jevu, struktuře, stavu, v dané oblasti ve světě, na území České republiky, v obchodní korporaci. Z těchto informací by pak měl vyplynout cíl (záměr) poplatníka, proč konkrétní vlastní výzkumnou a vývojovou činnost realizuje; tedy zdůvodnění potřeby změny stávajícího stavu a potřeby nového navrhovaného řešení
  • zda má výzkumnou a vývojovou činností vzniknout zcela nový a jedinečný výsledek této činnosti, tzn. výsledek dosud nikde v daném, příbuzném nebo zcela odlišném prostředí nepoužívaný, nevyužívaný v běžné činnosti, netestovaný, nelicencovaný, nepatentovaný (např. nová chemická směs, nová receptura, nový materiál, nový výrobek, nová významná funkce, nová náhrada surovin, nová podstatná vlastnost výrobku nebo materiálu apod.)
  • zda má výzkumnou a vývojovou činností vzniknout výsledek, který se svojí podstatou blíží výsledku již využívanému. V tomto případě je nutné jednoznačně identifikovat a ozřejmit veškeré odlišnosti řešení projektu oproti původnímu (stávajícímu) stavu. Činnost výzkumu a vývoje musí významně přesahovat běžnou úroveň stávajícího stavu (např. se doporučuje podrobný popis nových podstatných vlastností výsledku výzkumu a vývoje, kterých má být dosaženo). Právě tyto znaky odlišují výstup činnosti výzkumu a vývoje od běžných činností inovačního charakteru nebo rutinních, zakázkových úprav.

Cíle projektu, které jsou dosažitelné v době řešení projektu, musí být po skončení projektu vyhodnotitelné. Má se tedy za to, že nelze stanovit cíl, který následně nelze reálně vyhodnotit.

c)     dobu řešení projektu (datum zahájení a datum ukončení řešení projektu)

d)     předpokládané výdaje v jednotlivých letech řešení projektu od roku, ve kterém bylo podáno oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje, a předpokládané celkové výdaje na řešení projektu

Součástí projektu jsou nejen celkové předpokládané výdaje na jeho řešení, ale i předpokládané výdaje v jednotlivých letech projektu, pokud má projekt dlouhodobý charakter (více než 1 rok). Poplatník musí být schopen prokázat, na základě jakých kalkulací byla výše předpokládaných výdajů stanovena.

e)     jména všech osob, které ode dne podání oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje odborně zajišťují nebo budou zajišťovat řešení projektu s uvedením jejich kvalifikace a formy pracovněprávního vztahu k poplatníkovi

Poplatník uvede jmenný seznam všech osob, které budou odborně zajišťovat řešení projektu, jejichž mzdové náklady předpokládá zahrnout do odpočtu. Nejedná se tedy jen o řídící odborné pracovníky, ale například také o odborné laboranty, vývojáře, odborné techniky, vědecké pracovníky atd. Poplatník musí být schopen prokázat, že konkrétní osoba, která projekt zajišťuje, pracovala na konkrétní činnosti výzkumu a vývoje, v jakém rozsahu a v rámci jakého konkrétního projektu. Tyto skutečnosti musí být zachyceny v oddělené evidenci výdajů.

f)      způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků prováděných ode dne podání oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje

Ke každému projektu VaV si poplatník stanoví jasný a doložitelný způsob kontroly a vyhodnocování výsledků projektu, nejlépe v každé jeho etapě. Může se jednat například o porady vývojového týmu, kontrolní dny, zkoušky, laboratorní testy, zkoušky prototypu, poloprovozní výroba, atd. Poplatník si musí vést písemné záznamy o tom, jakých výsledků bylo dosaženo a jaký má být další postup v řešení projektu.

g)     datum, jméno a příjmení oprávněné osoby, která Projektovou dokumentaci schválila

   

Vzor dokumentu i s doporučeními Ayming si můžete stáhnout níže nebo nás kontaktujte a my Vám rádi poradíme.

Projektová dokumentace - vzor