K projektu výzkumu a vývoje, ke kterému se váže Oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu VaV, je poplatník povinen zpracovat písemně tzv. Projektovou dokumentaci. V tomto dokumentu uvede oznámený název projektu VaV a vymezí činnost ve VaV. Projektová dokumentace musí být schválena osobou oprávněnou jednat za společnost, nejpozději ve lhůtě k podání řádného daňového přiznání za první zdaňovací období, za které poplatník náklady na projekt v odpočtu uplatní.
Název projektu v Projektové dokumentaci musí být zcela shodný s názvem projektu v odeslaném Oznámení.
Projektová dokumentace musí obsahovat:
- obchodní firmu nebo název poplatníka, jeho sídlo a daňové identifikační číslo.
- cíle projektu, které jsou dosažitelné v době řešení projektu a vyhodnotitelné po jeho ukončení.
- dobu řešení projektu (datum zahájení a datum ukončení řešení projektu).
- předpokládané výdaje v jednotlivých letech řešení projektu od roku, ve kterém bylo podáno oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje, a předpokládané celkové výdaje na řešení projektu.
- jména všech osob, které ode dne podání oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje odborně zajišťují nebo budou zajišťovat řešení projektu s uvedením jejich kvalifikace a formy pracovněprávního vztahu k poplatníkovi
- způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků prováděných ode dne podání oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje.
- datum, jméno a příjmení oprávněné osoby, která Projektovou dokumentaci schválila.
Formální a obsahové zpracování jednotlivých kapitol je na poplatníkovi, ovšem ustálená praxe finančních kontrol a judikatura z oblasti odpočtu určují nezbytné náležitosti a informace, které v těchto kapitolách a ve vzájemné souvislosti musí být uvedeny pro úspěšnou obhajobu odpočtu v případě kontroly. Kvalitně a správně zpracovaná Projektová dokumentace je pro úspěšné obhajování odpočtu na VaV klíčovým dokumentem.
