Správná identifikace projektů výzkumu a vývoje (VaV) je klíčová pro maximální využití daňového odpočtu a minimalizaci rizik při kontrole finanční správou.

Mnoho firem podceňuje první krok – rozpoznání všech činností, které skutečně splňují definici VaV – a tím přichází o část možné úspory.

Cílem je zahrnout všechny oprávněné projekty a vyhnout se těm, které podmínky nesplňují.

Jak rozpoznat a správně posoudit projekty VaV

Projekt výzkumu a vývoje musí prokazovat ocenitelný prvek novosti a překonání technické či výzkumné nejistoty.

Typicky se jedná o vývoj nových produktů, materiálů, technologií, softwaru, prototypů, automatizaci nebo konstrukční práce.

Naši experti z Ayming posoudí, zda vaše projekty tyto podmínky splňují, a pomohou vám nastavit systematický proces identifikace, avizace a evidence projektů VaV.

Díky tomu využijete veškeré možnosti daňového odpočtu, které legislativa umožňuje – bez chyb, zbytečných rizik a s plnou jistotou při kontrole.

Správné oznámení o záměru uplatnit odpočet na výzkum a vývoj (VaV), tzv. avízo, je nezbytným krokem pro možnost využít daňový odpočet. Bez zaslaného avíza nelze náklady z projektu zahrnout do odpočtu. Odesláním tohoto oznámení si firma vytváří právo budoucího uplatnění odpočtu, nikoli povinnost – avízo tedy představuje chytrý způsob, jak si zachovat flexibilitu do budoucna.

Avizace se doporučuje i v případech, kdy společnost žádá o dotaci nebo si není jistá splněním všech podmínek odpočtu. Každý projekt VaV je nutné avizovat samostatně, přičemž avízo musí obsahovat základní identifikační údaje firmy (název, sídlo, DIČ) a název projektu odpovídající jeho zaměření.

Pokud byl projekt již zahájen, lze jej avizovat i dodatečně, avšak náklady vzniklé před podáním avíza nelze do odpočtu započítat. Naši experti z Ayming zajistí, že vaše oznámení bude včasné, úplné a v souladu s aktuálními požadavky finanční správy, aby žádná příležitost k daňové úspoře nezůstala nevyužita.

Vzor oznámení (avíza) si můžete stáhnout zde.

Pečlivě nastavený systém kontroly a hodnocení projektů výzkumu a vývoje je nezbytný pro obhajitelnost daňového odpočtu. Umožňuje prokázat, že projekt probíhal v souladu se zákonem a že výstupy skutečně odpovídají definici výzkumu a vývoje.

Správně definovaný způsob kontroly pomáhá:

• doložit průběh řešení projektů

• vyhodnotit dosažené výsledky

• minimalizovat riziko zpochybnění odpočtu při kontrole Finančního úřadu

Naši experti s vámi připraví vhodnou metodiku sledování a vyhodnocování projektů tak, aby byla praktická, přehledná a v souladu s legislativními požadavky.

Identifikace uplatnitelných nákladů na VaV a nastavení průkazné oddělené evidence

Správná identifikace a evidence nákladů na výzkum a vývoj (VaV) patří mezi nejdůležitější kroky při přípravě daňového odpočtu.
Umožňuje přesně doložit, které výdaje jsou skutečně způsobilé a mohou být uplatněny v rámci odpočtu, a zároveň zajistit jejich plnou obhajitelnost při daňové kontrole.

Klíčové je nastavit oddělenou a průkaznou evidenci nákladů, která jednoznačně rozlišuje mezi činnostmi souvisejícími s VaV a běžným provozem společnosti.
Tím se zvyšuje transparentnost, snižuje riziko chyb a posiluje jistota při čerpání odpočtu.

Naši specialisté vám pomohou:

• správně určit všechny uplatnitelné náklady,

• nastavit systém oddělené evidence v souladu s požadavky zákona,

• zajistit efektivní a bezpečné uplatnění odpočtu s minimální administrativní zátěží.

Mezi uznatelné náklady, které lze do odpočtu zahrnout, patří například:

• osobní výdaje (mzdy, odměny, bonusy),

• povinné zákonné odvody,

• odpisy hmotného i nehmotného majetku,

• výdaje na materiál, zásoby a drobný majetek,

• energie, teplo, voda, telekomunikační poplatky,

• úplata za finanční leasing,

• cestovní náhrady,

• služby a nehmotné výsledky VaV pořízené od výzkumných organizací či vysokých škol,

• výdaje na certifikaci.

Pokud se některé náklady vztahují k projektu VaV pouze částečně, do odpočtu lze zahrnout jen jejich poměrnou část, odpovídající skutečnému zapojení do výzkumné a vývojové činnosti.

Projektová dokumentace je základním podkladem pro správné a obhajitelné uplatnění odpočtu na výzkum a vývoj (VaV). Slouží k přesnému vymezení projektu, jeho cílů, odpovědných osob a způsobu kontroly.

Její příprava a schválení je nezbytné nejpozději do lhůty pro podání daňového přiznání za období, ve kterém jsou náklady na projekt poprvé uplatněny v odpočtu.

Název projektu uvedený v dokumentaci musí být zcela totožný s názvem v odeslaném avíze, aby bylo možné odpočet uznat. Jakékoliv změny provedené po schválení projektové dokumentace je nutné řádně evidovat – například formou samostatného dokumentu nebo záznamu o změnách.

Projektová dokumentace musí obsahovat:

• Obchodní firmu nebo název poplatníka, sídlo a daňové identifikační číslo,

• Cíle projektu, které jsou měřitelné a dosažitelné v době řešení a vyhodnotitelné po jeho ukončení,

• Dobu řešení projektu – datum zahájení a ukončení,

• Předpokládané výdaje v jednotlivých letech řešení projektu a celkové náklady na jeho realizaci,

• Jména všech osob odborně zajišťujících řešení projektu, jejich kvalifikaci a pracovní vztah ke společnosti,

• Způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků,

• Datum, jméno a podpis osoby oprávněné k schválení projektové dokumentace.

Správně zpracovaná projektová dokumentace zajišťuje transparentnost, průkaznost a obhajitelnost odpočtu před finanční správou.

Doporučujeme věnovat její přípravě maximální pozornost a mít vše v souladu s aktuálními metodickými pokyny Ministerstva financí.

Vzor projektové dokumentace si můžete stáhnout zde.

Pro správné uplatnění odpočtu na výzkum a vývoj je důležité nejen kvalitně zpracovat projektovou dokumentaci, ale také průběžně evidovat všechny změny, které během řešení projektu nastanou. Tyto úpravy mohou ovlivnit uznatelnost nákladů i samotnou obhajitelnost odpočtu.

Dobře nastavený systém průběžné evidence umožňuje:

• doložit reálný průběh projektu

• zachytit a zdokumentovat veškeré změny oproti původní dokumentaci

• prokázat soulad s podmínkami zákona při případné kontrole

Naši experti vám pomohou nastavit efektivní a přehledný postup evidence změn tak, aby byl v souladu s požadavky finanční správy a zároveň prakticky využitelný v běžném chodu firmy.

Posledním krokem v procesu přípravy odpočtu na výzkum a vývoj je správné uvedení jeho celkové výše do daňového přiznání. Tento krok má zásadní vliv na konečný daňový přínos a zároveň vyžaduje pečlivost a soulad s aktuálními požadavky finanční správy.

Je nezbytné, aby byly všechny podklady – od projektové dokumentace po evidenci nákladů – v úplném souladu s vykazovanou částkou. Díky tomu lze předejít chybám, doměrkům i zdlouhavým kontrolám.

Naši odborníci vám pomohou správně vypočítat, ověřit a uplatnit celkový odpočet tak, aby byl plně obhajitelný a přinesl firmě maximální daňovou úsporu.