Obsah
Ochrana bezpečnosti a důvěrnosti vašich osobních údajů a údajů vašich zaměstnanců je pro skupinu Ayming strategickou otázkou.
Z tohoto důvodu jsme zavedli tyto Zásady ochrany osobních údajů s cílem zaručit bezpečnost informací, které nám poskytujete. Doufáme, že vám pomohou pochopit, jaké údaje může skupina Ayming shromažďovat, rozsah zpracovávaných údajů a jak je skupina Ayming používá a chrání.
Rozsah platnosti
Zásady ochrany osobních údajů uplatňované skupinou Ayming chrání informace, které nám svěříte v rámci našich zakázek, našich obchodních/smluvních výměn nebo prostřednictvím našich webových stránek (registrace / stažení / kontaktní formulář).
Spravedlivé shromažďování relevantních a nezbytně nutných údajů
Shromažďují, ukládají a aktualizují se pouze údaje nezbytné pro výkon našich zakázek. Ukládání vašich osobních údajů v našich systémech je primárně výsledkem vašeho rozhodnutí svěřit nám tyto údaje; tyto údaje nezískáváme bez vašeho vědomí a bez toho, abychom vás o tom informovali.
V zájmu transparentnosti při shromažďování vašich údajů vám poskytujeme co nejvíce informací o účelu tohoto shromažďování a o povaze práv, která máte.
Typ zpracovávaných údajů
V souvislosti s našimi obchodními aktivitami shromažďujeme různé kategorie osobních údajů týkajících se vašich zaměstnanců, ať už jste potenciální zákazník, zákazník nebo dodavatel, jako jsou identifikační údaje (příjmení, jméno, titul), profesní kontaktní údaje (adresy, telefonní čísla, e-mail, pozice) a historie zákaznických vztahů (schůzky, známky spokojenosti, stížnosti, odpovědi na průzkumy spokojenosti atd.).
Vaše údaje nám sdělujete, když nás kontaktujete, a to zejména prostřednictvím formuláře dostupného na našich webových stránkách, prostřednictvím partnerů nebo přímo vy v rámci naší komunikace.
Kromě toho jste jako klient v rámci realizace zakázek vedeni k tomu, abyste nám sdělovali různé kategorie informací nezbytných pro řádnou realizaci zakázky. Smlouva, která nás zavazuje, podrobně popisuje údaje, účely zpracování, prováděné operace, doby uchovávání a bezpečnostní opatření, která provádíme.
Použití vašich osobních údajů
Když nám poskytnete osobní údaje, používáme je v souladu s vašimi pokyny nebo dohodnutými účely ke zpracování úkolů, které jste nám svěřili, k zodpovězení vašich dotazů nebo k tomu, abychom vám umožnili přístup ke konkrétním informacím nebo nabídkám.
Navíc pouze v kontextu našich obchodních vztahů:
- můžeme ukládat a zpracovávat vaše profesní údaje (příjmení, jméno, pozice, …) a sdílet je v rámci skupiny Ayming, abychom lépe porozuměli vašim potřebám a tomu, jak můžeme přizpůsobit naše služby;
- my (nebo třetí strana jednající naším jménem) můžeme použít vaše osobní údaje k tomu, abychom vás kontaktovali ohledně nabídky skupiny Ayming, která by mohla vyhovovat vašim potřebám, nebo abychom vás pozvali k vyplnění online průzkumů, abychom posoudili vaši spokojenost a pomohli nám lépe porozumět vašim očekáváním.
Pokud si nepřejete, aby byly vaše osobní údaje používány pro přímý marketing nebo průzkum trhu, budeme vaše rozhodnutí respektovat. Neprodáváme vaše osobní údaje třetím stranám.
Doba uchovávání údajů
Vaše údaje nejsou uchovávány déle, než je nutné; doby uchovávání se liší podle povahy údajů, účelu zpracování a právních nebo regulačních požadavků.
Údaje shromážděné z formulářů na našich webových stránkách jsou uchovávány po dobu 3 let od poslední výměny informací.
Doba uchovávání údajů obdržených v rámci našeho smluvního vztahu je uvedena ve smlouvě.
Posílené bezpečnostní prvky
Skupina Ayming má CISO (Chief Information Security Officer), který pracuje na zajištění bezpečnosti, dostupnosti a integrity informačního systému a dat.
Je naší odpovědností zajistit, aby vaše údaje nebyly nevhodně zveřejněny. Přístup k osobním údajům ve všech našich systémech proto podléhá přísným podmínkám implementace, včetně:
- implementace systémů filtrování a kontroly v našich sítích (Firewall),
- centralizovaná správa profilů práv. Všechny žádosti o přístup jsou spravovány prostřednictvím našeho nástroje pro správu požadavků, který integruje pracovní postupy validace,
- detekce vnějších a vnitřních narušení a implementace postupů
pravidelně testovaných výstrah, - ověřené funkce zálohování a obnovy po havárii, které zajišťují, že data lze obnovit v co nejkratším čase.
Servery, které vlastní skupina, jsou hostovány ve Francii renomovaným poskytovatelem hostingu s certifikací HDS, který nabízí veškeré záruky optimální kvality služeb se zvýšeným výkonem. Naše servery spravuje naše IT oddělení, abychom měli dokonalou kontrolu nad bezpečností. Tato organizace je plně v souladu s procesem certifikace ISO 27001, který společnost Ayming zahájila.
Společnost Ayming France je od roku 2019 držitelem certifikátu ISO 27001:2013 pro své aktivity Acciline+ a všechna řešení vyplývající z řešení Acciline+, jakož i pro své aktivity související s financováním a řízením inovací. Všechny naše IT postupy byly uvedeny do souladu s požadavky normy ISO 27001:2013 a vedení společnosti Ayming France potvrdilo svůj závazek k ochraně údajů zahájením kroků k rozšíření tohoto rozsahu na své další aktivity.
Společnost Ayming Spain je držitelem certifikátu ISO 27001:2013 pro své inovační aktivity.
Předávání vašich osobních údajů třetím stranám
Předávání údajů třetím stranám může být odůvodněné:
- Pokud to vyžadují okolnosti zakázky: předání subdodavatelům, kteří jsou sami vázáni smluvními doložkami zaručujícími bezpečnost a důvěrnost vašich údajů, nebo nezávislým poskytovatelům služeb, kteří sami podléhají etickým pravidlům chování svého povolání (právníci a lékaři zapojení do zakázek v oblasti řízení profesních rizik). Takové předání je specifikováno ve smlouvě.
- Sdělování orgánům veřejného nebo soukromého práva, pokud je takové sdělení stanoveno zákonem.
Tyto převody se provádějí v souladu s platnými předpisy.
Vzhledem k tomu, že Ayming je mezinárodní skupina, můžeme být vedeni k předávání osobních údajů mimo Evropskou unii, zejména subjektům své skupiny, a to výhradně za účelem řízení naší činnosti. V tomto případě se zavazujeme zavést odpovídající mechanismy ochrany.
Náročná kontrola našich subdodavatelů
Skupina Ayming zajišťuje, aby vaše údaje i nadále po celou dobu jejich zpracování využívaly odpovídající úroveň ochrany z hlediska bezpečnosti a důvěrnosti. Proto věnujeme zvláštní pozornost zajištění toho, aby naši subdodavatelé byli schopni zaručit bezpečnost a důvěrnost údajů, které jim svěřujeme.
Práva na přístup k vašim údajům
V souladu s platnými předpisy
- máte právo na přístup, omezení, přenositelnost, výmaz a opravu vašich osobních údajů;
- můžete také z legitimních důvodů vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů;
- můžete odvolat svůj souhlas se zpracováním vašich údajů do budoucna. V tomto případě bude jakékoli zpracování provedené před odvoláním považováno za zákonné.
Tato práva lze uplatnit zasláním dopisu s kopií dokladu totožnosti na následující adresu:
Groupe AYMING – DPO (Data Protection Officer)
114 rue Chaptal
92300 Levallois.
dpo@ayming.com
Kontrola souladu
Abychom zaručili správné uplatňování našich pravidel a soulad našich postupů v průběhu času, náš DPO sleduje každého správce údajů skupiny Ayming a audity provádí náš tým interních auditorů kvality, kteří jsou vyškoleni v konkrétních pravidlech GDPR.
Zprávu o těchto činnostech vypracovává DPO přímo s generálním vedením skupiny Ayming.
Aktualizace dokumentu:
Tento dokument je aktualizován, aby zohledňoval změny v obsahu služeb, které vám nabízíme.
Zásady ochrany osobních údajů – verze září 2020