Tahle chyba vás může stát celý odpočet na výzkum a vývoj

Zákon o daních z příjmů stanoví, že projektová dokumentace musí obsahovat způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků, a to ode dne podání oznámení o záměru uplatnit odpočet na podporu výzkumu a vývoje.

V praxi jde o jednu z nejproblematičtějších částí dokumentace. Řada daňových kontrol skončila doměřením daně a neuznáním celého odpočtu právě proto, že daňový subjekt tuto kapitolu zpracoval příliš obecně a vágně, případně ji pojal pouze jako popis obecného systému řízení a kontroly projektů ve firmě, aniž by stanovil konkrétní kontrolní postupy vztahující se k danému projektu.

S nesprávně nastavenou kapitolou týkající se způsobu kontroly a hodnocení se u daňových poplatníků setkáváme i dnes, a to navzdory tomu, že ustálená judikatura již poskytuje poměrně jasný návod, jak k jejímu zpracování správně přistupovat.

Kapitola způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků má odpovídat na otázky:

• Jak bude hodnoceno, zda postupujeme v daném projektu správným směrem k dosažení cíle projektu?
• Jak ověřujeme plnění cíle, dílčích cílů či milníků daného projektu?
• Jaké konkrétní parametry daného projektu budeme potřebovat vyhodnocovat a jaká kritéria a postupy budou při hodnocení použita?
• Jak bude kontrolováno a ověřeno, že výsledný produkt má požadované parametry, vlastnosti?

Obsah této části Projektové dokumentace by měl tedy srozumitelně a přehledně sdělit:

• Co chceme hodnotit, co má být dosaženo, jaká jsou kritéria hodnocení.
• Jak to budeme hodnotit (testy, analýzy, měření, kontrolní výpočty, ověření funkčnosti).
• Kdy to budeme hodnotit (časové úseky, milníky projektu).
• Jaké budou výstupy z hodnocení (zápisy z porad, hodnotící zprávy, měření, kalkulace, analýzy atd.).

Pozor však na vágní, neurčité a obecné vymezení způsobu kontroly a hodnocení nebo vymezení aplikovatelné plošně na jakýkoliv projekt, který společnost řeší. Účelem této kapitoly je stanovit, jak bude fakticky hodnocena úspěšnost konkrétního VaV projektu.

Způsob kontroly a hodnocení popsaný v projektové dokumentaci musí odpovídat realitě a společnost ho musí také důsledně dodržovat. Je důležité mít k dispozici všechny příslušné podklady a dokumenty toto dokládající.

V praxi je tato kapitola projektové dokumentace (resp. její obecnost, nekonkrétnost) plus nedostatečné doložení reálně prováděné průběžné kontroly a hodnocení běhu projektu jedním z nejčastějších důvodů problémů při daňových kontrolách. Právě skutečnost, kdy způsob kontroly a hodnocení je definován v projektové dokumentaci nedostatečně generuje často to, že i reálné hodnocení v dokumentačním slova smyslu provádí společnost taktéž nedostatečně.

Směrnice na výzkum a vývoj

Směrnice na VaV nemá nahrazovat tuto kapitolu v projektové dokumentaci, tj. způsob kontroly a hodnocení projektu má být popsán přímo v projektové dokumentaci. Pokud má společnost směrnice, na které dává smysl se v kontextu projektu a/nebo pro VaV relevantních interních procesů odkázat, je možné to v rámci této kapitoly projektové dokumentace stále učinit (např. směrnice popisující procesy týkající se VaV, ISO, směrnice ohledně archivace dokumentů apod.), nicméně takový odkaz nemá nahrazovat samotný popis způsobu kontroly a hodnocení projektu (tj. odkaz na směrnici/směrnice má být „pouze“ informací navíc, která „dokresluje“ procesy ohledně VaV ve firmě apod.).