Rozhodli jsme se pro Vás připravit seriál k problematice přípravy projektové dokumentace pro účely odpočtu na podporu výzkumu a vývoje, zaměřený na doporučení, jak psát jednotlivé kapitoly tohoto klíčového dokumentu.
Dnes náš seriál ukončíme dílem zaměřeným na jednu z nejdůležitějších částí projektové dokumentace – způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků.
Zákon o dani z příjmu stanoví, že projektová dokumentace má obsahovat způsob kontroly a hodnocení postupu řešení projektu a dosažených výsledků prováděných ode dne podání oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje.
Tato část projektové dokumentace má odpovídat na otázky:
- Jak bude hodnoceno, zda postupujeme v projektu správným směrem k dosažení cíle projektu?
- Jak ověřujeme plnění cíle, dílčích cílů či milníků projektu?
- Jaké konkrétní parametry budeme potřebovat vyhodnocovat a jaká kritéria a postupy
budou při hodnocení použita? - Jak bude kontrolováno a ověřeno, že výsledný produkt má požadované parametry, vlastnosti?
Obsah této části Projektové dokumentace by měl srozumitelně a přehledně sdělit:
- Co chci hodnotit, co má býti dosaženo, jaká jsou kritéria hodnocení.
- Jak to budu hodnotit (testy, analýzy, měření, kontrolní výpočty, ověření funkčnosti).
- Kdy to budu hodnotit (časové úseky, milníky projektu).
- Jaké budou výstupy z hodnocení (zápisy z porad, hodnotící zprávy, měření, kalkulace, analýzy atd.).
Pozor na vágní, neurčité a obecné vymezení způsobu kontroly a hodnocení nebo vymezení aplikovatelné plošně na jakýkoliv projekt, který společnost řeší. Účelem této kapitoly je stanovit jak bude fakticky hodnocena úspěšnost konkrétního VaV projektu.
Způsob kontroly a hodnocení popsaný v projektové dokumentaci musí odpovídat realitě a společnost ho musí také důsledně dodržovat. Je důležité mít k dispozici všechny příslušné podklady a dokumenty toto dokládající.
V praxi je tato kapitola projektové dokumentace (resp. její obecnost, nekonkrétnost) plus nedostatečné doložení reálně prováděné průběžné kontroly a hodnocení běhu projektu jedním z nejčastějších důvodů problémů při daňových kontrolách. Právě skutečnost, kdy způsob kontroly a hodnocení je definován v projektové dokumentaci nedostatečně generuje často to, že i reálné hodnocení v dokumentačním slova smyslu provádí společnost taktéž nedostatečně.
Podklady dokládající prováděné hodnocení projektu
Procedurální
- Hodnotící zprávy: doporučujeme čtvrtletní hodnotící zprávy, měly by kompletně popisovat stav vývoje projektu v daném období v technické a v provozní rovině
- Zápisy z porad: doporučujeme vést v písemné formě, toto může být nahrazeno i např. elektronickou evidencí úkolů a jejich vyhodnocením (typicky v IT sektoru)
Pokud nejsou písemné zápisy z porad, o to významnější je kvalitní zpracování pravidelných hodnotících zpráv.
Technické
- Protokoly z měření, zkoušek, provedených testů
- Zápisy z kontrolních dní
- Laboratorní deníky
- Zápisy či elektronicky evidované záznamy z testů funkčnosti
- Analýzy, výpočty, výkresy
Tyto typy podkladů musí být archivovány pro případ daňové kontroly.
Směrnice na výzkum a vývoj
Směrnice na VaV nemá nahrazovat tuto kapitolu v projektové dokumentaci, tj. způsob kontroly a hodnocení projektu má být popsán přímo v projektové dokumentaci. Pokud má společnost směrnice, na které dává smysl se v kontextu projektu a/nebo pro VaV relevantních interních procesů odkázat, je možné to v rámci této kapitoly projektové dokumentace stále učinit (např. směrnice popisující procesy týkající se VaV, ISO, směrnice ohledně archivace dokumentů apod.), nicméně takový odkaz nemá nahrazovat samotný popis způsobu kontroly a hodnocení projektu (tj. odkaz na směrnici/směrnice má být „pouze“ informací navíc, která „dokresluje“ procesy ohledně VaV ve firmě apod.).
Náš seriál k problematice projektové dokumentace pro účely využití odpočtu na podporu výzkumu a vývoje tímto posledním dílem končí. První díl seriálu se věnoval úvodu do problematiky, obecním doporučením, vazbě na avízo a lhůtám. Druhý díl seriálu se věnoval tomu jak napsat vyhodnotitelné a dosažitelné cíle projektu VaV. Třetí díl seriálu se věnoval době trvání projektu, řešitelům projektu a rozpočtu projektu.
Tento seriál završíme dne 17.5. webinářem: Projektová dokumentace – Typická rizika, zkušenosti z kontrol, který Vám přinese cenné poznatky z konkrétních daňových kontrol projektové dokumentace k odpočtu na podporu VaV. Na webináři budete mít prostor položit našim specialistům i Vaše konkrétní dotazy.
Proč odpočet na výzkum a vývoj uplatňovat s Ayming
Ayming se na odpočet na podporu VaV specializuje a s přípravou projektových dokumentací má mnoho zkušeností. Zároveň má Ayming detailní přehled o aktuálních judikátech i o aktuálních postupech finančních úřadů.
Nabízíme expertízu, zkušenosti a garance. Jsme dlouholetý specialista na odpočet na výzkum a vývoj. Naši konzultanti pro inovace se specializují na technické aspekty odpočtu na VaV, znají legislativu, judikáty i praxi.
